Elaboramos um guia para te ajudar no processo de locação de Equipamentos de Proteção Coletiva, que irão tornar seu trabalho mais prático e eficiente

Os 7 Passos da Locação de EPC (Equipamentos de Proteção Coletiva)

Precisa de equipamentos para obras e serviços de manutenção e não sabe como fazer? Quer reduzir o custo e otimizar os processos operacionais de sua empresa? Necessita de eficiência e facilidade na gestão do seu pátio industrial? Conhece os equipamentos que vão proteger seus funcionários e colaboradores dentro do ambiente de trabalho?

Acompanhe o artigo para saber mais sobre a opção de alugar EPC (Equipamentos de Proteção Coletiva).

1) Alugar ou Comprar?

O primeiro passo é saber qual decisão atende melhor às necessidades da sua empresa: alugar ou comprar?

A locação de EPC (Equipamentos de Proteção Coletiva) é indicada para empresas que irão realizar obras ou prestação de serviços de curta duração ou que não precisam utilizar com frequência equipamentos específicos. O aluguel de EPC vai atender especialmente esses casos.

Outro benefício do aluguel é o ganho da empresa com dedução fiscal, já que nessa opção os pagamentos entram na categoria despesas.

Inversamente, a compra do equipamento é indicada para quem vai utilizar o bem continuamente, pois terá o retorno do investimento depois de descontada a  depreciação.

2) Escolha do fornecedor

Depois de escolhida a opção de aluguel, é hora de encontrar um fornecedor.

E pode parecer algo fácil achar quem irá lhe alugar o equipamento devido ao número cada vez maior de empresas que atuam nesse ramo.

Porém, para não ter dores de cabeça com sua obra ou serviço, às vezes até atrasando os trabalhos, é preciso cuidado e avaliar bem o fornecedor.

Consultar o perfil da empresa, conhecer sua posição no mercado, a experiência que possui no setor, verificar as avaliações dos clientes, o portfólio de produtos e parceiros, entender as garantias e assistências fornecidas são alguns dos pontos que precisam ser checados.

Outro aspecto importante é consultar a qualidade e referência do fornecedor em órgãos do setor, como a Abrasfe (Associação Brasileira de Fôrmas, Escoramentos e Acesso) e o Sindileq (Sindicato das Empresas Locadoras de Equipamentos, Máquinas, Ferramentas e Serviços Afins).

3) Negociação

A negociação com o fornecedor é a terceira etapa do processo de locação de EPC (Equipamentos de Proteção Coletiva) e uma das mais importantes. É neste momento que você vai entender junto ao fornecedor os custos e aspectos fundamentais para ter acesso aos melhores equipamentos com os menores preços.

Aqui você deve verificar exatamente quais equipamentos irá precisar durante a obra ou prestação de serviço para conseguir a melhor condição comercial e também deve se atentar ao prazo que será estipulado no contrato. Dessa forma você terá os melhores produtos e preços atendendo suas necessidades.

Outro ponto importante aqui é em relação ao índice de reajuste de preços periódicos do contrato. Verifique quais serão os reajustes previstos e quando eles irão ocorrer e assim faça uma simulação para ter uma previsão do custo total da locação durante todo o período em que irá utilizar os equipamentos. Isso vai lhe ajudar inclusive a estimar os gastos fixos do seu projeto.

Depois de escolhida a opção de aluguel, é hora de encontrar um fornecedor

4) Fechamento da locação com o fornecedor

Definida a empresa a ser contratada, o preço, o prazo e as condições da prestação de serviço, é fundamental analisar as cláusulas contratuais: seus direitos e deveres que estão previstos, se existem cobranças nas entrelinhas, avaliar não apenas o preço da locação mas também o valor de possíveis e futuras indenizações e conferir se existem serviços adicionais à locação que podem ser cobrados.

Não deixe de conferir a localização geográfica do fornecedor pois se o frete não estiver incluso no contrato você terá que arcar com os gastos do transporte da carga, o que pode aumentar consideravelmente o custo final da locação. Tem casos inclusive que o preço do frete chega a inviabilizar a locação tornando a compra do equipamento mais rentável.

Outro ponto importante no fechamento do contrato de locação é fazer a conferência da carga que será enviada. Você ou algum colaborador de sua equipe deve conferir o material que irá receber, até porque nem todas as locadoras exigem a checagem por parte do cliente. Todavia é fundamental fazer essa conferência dupla dos equipamentos que estão sendo carregados, para verificar se os itens que estão descritos na Nota Fiscal são os mesmos que estão sendo despachados, tanto em descrição, quantidade e qualidade.

5) Armazenamento dos EPC (Equipamentos de Proteção Coletiva)

Com os equipamentos já na obra ou no local em que serão executados os serviços, eles estão sob sua responsabilidade e é importante que você tenha os cuidados devidos com eles.

Assim você não terá sua obra interrompida ou seu serviço paralisado para acionar a assistência técnica pelo uso indevido dos equipamentos. Por isso, armazene os equipamentos em local seguro e longe de intempéries que possam danificá-los, como chuva, sol, umidade. Siga também as instruções do fornecedor ao manusear os produtos e faça as manutenções periódicas previstas, como troca de óleo e água.

Cada equipamento pode necessitar de manutenções periódicas diferentes, então fique atento a possíveis avarias que podem acarretar indenizações ao fornecedor. Assim, para facilitar o uso e armazenamento, organize de forma lógica os materiais no espaço de trabalho e instrua sua equipe quanto à importância da utilização adequada, até mesmo para que não sejam perdidos ou misturados a outras máquinas e produtos.

6) Devolução ao fornecedor dos EPC (Equipamentos de Proteção Coletiva)

Finalizada a obra ou a execução do serviço e o prazo de locação, é hora de conferir os equipamentos para devolução ao fornecedor. Verifique cada equipamento locado e seu estado de conservação e amarre-os com segurança e precisão.

Nesta etapa, não deixe de registrar a conferência, através de documento fiscal ou mesmo não fiscal. Dessa forma, você estará se resguardando em relação a pendências que podem ocorrer na devolução.

Outro aspecto importante do controle dos materiais é monitorar as devoluções durante o contrato. Se você tiver devolvido antecipadamente algum item devido ao término de uso antes da finalização do prazo previsto no contrato, verifique com o fornecedor se existe saldo a receber.

Por isso é crucial levantar quantos equipamentos estão sob sua gestão, pois nesse momento você deverá ajustar o valor do faturamento final, de forma que o saldo do contrato seja igual ao saldo na sua obra ou no seu local de serviço.

7) Encerramento do contrato de locação

Esta é a última etapa do aluguel dos EPC (Equipamentos de Proteção Coletiva). Aqui existem ações obrigatórias para finalizar a parceria com o fornecedor. É preciso atenção pois as empresas locadoras somente fazem o encerramento do contrato quando recebem todos os equipamentos locados.

Então não deixe de verificar se tem algum equipamento faltando peças ou mesmo partes, o que vai gerar pendência no encerramento e o contrato permanecerá ativo.

Logo que fizer a última devolução, peça ao fornecedor a finalização do contrato e para ele lhe informar os desembolsos finais. Se não for feito esse encerramento, a empresa fornecedora vai continuar cobrando o aluguel dos equipamentos faltantes.

Após a emissão da última fatura e o pagamento final, exija da locadora um documento que encerre o contrato vinculado à quitação desse débito.

Já com a devolução concluída, solicite ao fornecedor um documento informando que as locações estão encerradas. Assim você estará precavido de cobranças futuras e inesperadas.

Agora que você já sabe tudo sobre o processo de locação de EPC (Equipamento de Proteção Coletiva), consulte um de nossos especialistas e veja quais equipamentos atendem às suas necessidades.